Οδηγίες και Παραδείγματα Τιμολογίων

Οδηγίες για τα Τιμολόγια

1. Επιβεβαιώστε ότι τα στοιχεία στα οποία έχει κοπεί το τιμολόγιο είναι σωστά. Επωνυμία σχολικής επιτροπής (όχι του ΕΠΑΛ), ΑΦΜ σχολικής επιτροπής, κωδικός έργου MIS 5011051, όνομα ΕΠΑΛ, υπογραφή και σφραγίδα διευθυντή, σωστός υπολογισμός ΦΠΑ (ειδικά στα χειρόγραφα)
2. Κάθε τιμολόγιο πρέπει να συνοδεύεται από το ανάλογο παραστατικό πληρωμής. Προτείνεται να εκδίδονται όλα τα τιμολόγια επί πιστώσει και να “κλείνουν” με απόδειξη είσπραξης από τον προμηθευτή ή αποδεικτικό μεταφοράς/κατάθεσης χρημάτων.
3. Στα τιμολόγια να φαίνεται το είδος που αγοράζεται (ιδιαίτερα στα χειρόγραφα).
4. Στις πληρωμές δεν γίνονται στρογγυλοποιήσεις. Αν το τιμολόγιο έχει συνολικό κόστος 200,01€ πρέπει να πληρωθεί 200,01€.
5. Αποφύγετε την κατάτμηση των τιμολογίων, ειδικά από τον ίδιο προμηθευτή, την ίδια μέρα.
6. Τα στοιχεία των προμηθευτών πρέπει να είναι ευκρινή. Προσοχή στον τρόπο που σκανάρονται αλλά και στην ένταση του χρώματος της σφραγίδας των προμηθευτών.
7. Μην υπερβαίνετε το ποσό του προϋπολογισμού γιατί δημιουργούνται λογιστικές διάφορες. Να παρακολουθείτε το ποσό που έχει μείνει καθώς, το τελευταίο τιμολόγιο του προγράμματος πρέπει να κλείνει ακριβώς το υπόλοιπο σας σε περίπτωση εξάντλησης της χρηματοδότησης. Περιπτώσεις υπερβάσεων δεν θα γίνονται δεκτές. Πιο συγκεκριμένα, καθίστανται μη επιλέξιμα τα τιμολόγια που δημιουργούν την υπέρβαση.
8. Να κρατάτε πάντα αντίγραφο του φυσικού αρχείου και να προσκομίζετε εγκαίρως τα πρωτότυπα στην αρμόδια Σχολική Επιτροπή.
9. Μην κόβετε αποδείξεις λιανικής πώλησης παρά μόνο αν είναι ανάγκη και δεν υπάρχει -αιτιολογημένα- δυνατότητα έκδοσης τιμολόγιου. Σε αυτήν την περίπτωση οι αποδείξεις δεν πρέπει να ξεπερνούν τα 100€.
10. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει το νόμιμο φορολογικό στοιχείο από τον προμηθευτή σας (και όχι μόνο προσφορά, παραγγελία, δελτίο αποστολής)
11. Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να κόψετε πιστωτικό τιμολόγιο ή ακυρωτικό, βεβαιωθείτε ότι τα έχετε προσκομίσει στην αρμόδια Σχολική Επιτροπή αλλά και στο Νόησις.
12. Μην γράφετε μεταγενέστερα πάνω στα τιμολόγια. Οποιαδήποτε αλλαγή γίνεται στο πρωτότυπο τιμολόγιο πρέπει να γίνεται και στο στέλεχος που διατηρεί ο προμηθευτής.
13. Μην γράφετε πάνω σε μηχανογραφημένα τιμολόγια. Για οποιαδήποτε διόρθωση/προσθήκη χρειάζεται ζητήστε επανεκτύπωση του τιμολόγιου ή πιστωτικό/ακυρωτικό και επανεκτύπωση. Σε περίπτωση λάθους σε χειρόγραφο τιμολόγιο, κάντε διακριτή διαγραφή και ευκρινή διόρθωση στο πρωτότυπο και στο στέλεχος.
14. Όταν αγοράζετε κάτι από το εξωτερικό βεβαιωθείτε ότι έχετε ακολουθήσει τις σωστές διαδικασίες. (έλεγχος στο VIES, εκτύπωση συναλλαγματικής ισοτιμίας, έλεγχος στοιχείων, ΦΠΑ). Σε κάθε περίπτωση προτού αγοράσετε κάτι από το εξωτερικό συμβουλευτείτε την σχολική σας επιτροπή (οδηγός διαχείρισης Παράγραφος 9).
15. Μην χρησιμοποιείτε τις προσωπικές σας πιστωτικές κάρτες για την πληρωμή των παραστατικών
16. Σε περίπτωση που εκδώσετε εισιτήρια είτε για μεταφορά είτε για εκδήλωση, προσκομίστε το σύνολο των εισιτηρίων στην Σχολική σας Επιτροπή και επίσης, ανεβάστε το σύνολο τους και στην πλατφόρμα του Νόησις.
17. Στην περίπτωση που συνεργάζεστε με μια μη κερδοσκοπική οργάνωση ή οποιοδήποτε νομικό πρόσωπο/σωματείο το οποίο δεν δύναται να κόψει φορολογικό στοιχείο, είναι απαραίτητο να παίρνετε απόδειξη είσπραξης με την πλήρη περιγραφή της παρεχόμενης υπηρεσίας, το ΦΕΚ βάσει του οποίου εξαιρείται της φορολογικής απεικόνισης και το καταστατικό του φορέα.