Τα στοιχεία που χρειάζονται είναι τα εξής:

Α) ΑΦΜ Σχολικής Επιτροπής, ΔΟΥ,

Β) Δήμος στον οποίο ανήκει η σχολική επιτροπή

Γ) Νόμιμος εκπρόσωπος της σχολικής επιτροπής

Δ) Αριθμός απόφασης δημοτικού συμβουλίου που ορίζεται ο νόμιμος εκπρόσωπος

Ε) Υπεύθυνος επικοινωνίας από την σχολική επιτροπή

Ζ) Στοιχεία επικοινωνίας της σχολικής επιτροπής (τηλέφωνο, e-mail επικοινωνίας και διεύθυνση αλληλογραφίας)

Σημείωση: Η σύνταξη του συμφωνητικού διεκπεραιώνεται από το Νόησις

Ο λογαριασμός που χρειάζεται να ανοίξει η σχολική επιτροπή είναι λογαριασμός όψεως οποιασδήποτε ελληνικής εμπορικής τράπεζας. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα δήλωσης ανενεργού λογαριασμού όψεως (που δεν χρησιμοποιείται) που ήδη διαθέτει η σχολική επιτροπή. Ο λόγος που απαιτείται διακριτός λογαριασμός είναι προκειμένου να υπάρχει αποκλειστική αναλυτική κατάσταση των πληρωμών που σχετίζονται με τα σχέδια δράσης. Για τη διευκόλυνση σας προτείνεται η ενεργοποίηση ηλεκτρονικού συστήματος πληρωμών (e banking). Η διατήρηση μοναδικού τραπεζικού λογαριασμού για κάθε σχέδιο δράσης (κάθε ΕΠΑΛ) είναι προαπαιτούμενο για τη χρηματοδότηση των σχολείων . Σε περίπτωση που μία σχολική επιτροπή διαχειρίζεται περισσότερα από ένα σχολεία για τα οποία εγκρίθηκαν τα σχέδια δράσης τους, τότε υποχρεούται να ανοίξει λογαριασμούς ίσους σε αριθμό με τα εγκεκριμένα σχέδια δράσης.

Σύμφωνα με τους κανονισμούς του ΕΣΠΑ, για την διακριτότητα και ιχνηλασιμότητα των δαπανών του έργου απαιτείται τα τιμολόγια δαπανών των ΕΠΑΛ να αναγράφουν την συγκεκριμένη αιτιολόγηση. Σε περίπτωση που έχει παραβλεφθεί, προκειμένου να εξασφαλιστεί η επιλεξιμοτητα της πραγματοποιηθείσας δαπάνης, χρειάζεται να αναγραφεί έστω και μεταγενέστερα η αιτιολόγηση τόσο στο αντίτυπο που κρατάει η Σχολική Επιτροπή όσο και στο στέλεχος-αντίτυπο που κρατάει ο προμηθευτής.

Εφαρμόζεται το άρθρο 3.4 του συμφωνητικού. Η Σχολική Επιτροπή υποχρεούται να επιστρέψει στον υποδειχθέντα τραπεζικό λογαριασμό του ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ το αδιάθετο ποσό και να αποστείλει ηλεκτρονικά στο ΙΔΡΥΜΑ αντίγραφο της τραπεζικής κατάθεσης.»

Το ΕΠΑΛ πρέπει να αιτιολογήσει την αλλαγή των ποσών και την αναγκαιότητα της με γραπτό αίτημα προς τον φορέα διαχείρισης (ΝΟΗΣΙΣ). Οι αιτούμενες προς τροποποίηση δαπάνες είναι επιλέξιμες από την ημερομηνία έγκρισης του φορέα του αιτήματος τροποποίησης. Μετέπειτα το ΝΟΗΣΙΣ οφείλει να κονοποιήσει στην σχολική επιτροπή την αλλαγή του αρχικού εγκεκριμένου προϋπολογισμού.

Όσον αφορά στη επιλεξιμότητα των δαπανών, την ευθύνη έχει ο Διευθυντής του σχολείου, ο/η οποίος/α θα συνυπογράφει στα παραστατικά που εκδίδονται από τους προμηθευτές στην πίσω όψη τους, σύμφωνα με τον οδηγό διαχείρισης των σχεδίων δράσης (σελ.12) που υπάρχει αναρτημένος στην ιστοσελίδα του προγράμματος Το ίδιο ισχύει και για αγαθά που δεν προβλέπονται να αγοραστούν στο έργο, σύμφωνα με τον προϋπολογισμό που έχει επισυναφθεί στο συμφωνητικό με τις σχολικές επιτροπές.

Τροποποίηση προϋπολογισμού πραγματοποιείται έπειτα από αίτημα και μόνο όταν αλλάζει το φυσικό αντικείμενο. Σε κάθε ΕΠΑΛ επιτρέπεται μόνο ένα αίτημα τροποποίησης, το αργότερο έως 30/04/2020.

Οι Σχολικές επιτροπές υποχρεούνται να στείλουν σε φυσικό αρχείο (ταχυδρομικώς) στο φορέα τα τριπλότυπα υπογεγραμμένα Συμφωνητικά, καθώς και τις αποδείξεις είσπραξης που εκδίδουν για κάθε δόση χρηματοδότησης. Τόσο για τα Συμφωνητικά όσο και για τις αποδείξεις είσπραξης προηγείται η ηλεκτρονική αποστολή τους προκειμένου να ολοκληρώνονται γρηγορότερα οι διαδικασίες.

Σε ηλεκτρονική μορφή και σε μηνιαία βάση, χρειάζεται να αποστέλλουν στο φορέα τα τιμολόγια δαπανών συνοδευόμενα από τα αποδεικτικά πληρωμής τους, το βιβλίο εσόδων εξόδων και την αναλυτική κατάσταση δαπανών πρότυπο της οποίας βρίσκεται στο παρακάτω σύνδεσμο Αναλυτική Κατάσταση Δαπανών

Με το κλείσιμο του προγράμματος, οι σχολικές επιτροπές, οφείλουν να επιστρέψουν στο Νόησις τυχόν υπόλοιπα που δεν διατέθηκαν για τις δράσεις των σχολείων.

Σε κάθε περίπτωση, το Νόησις διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει από τη Σχολική Επιτροπή οποιοδήποτε έγγραφο προκειμένου να εξελίσσεται ομαλά η παρακολούθηση και ο έλεγχος κάθε Σχεδίου Δράσης

Σε κάθε περίπτωση η διαδικασία που ακολουθείται κατά τη διάρκεια αγορών για την υλοποίηση του προγράμματος πρέπει να εναρμονίζεται με τους νόμους και τους κανονισμούς που διέπουν τις αρμόδιες σχολικές επιτροπές. Βάσει του ελέγχου που προηγήθηκε, εντοπίστηκαν κάποια συνήθη λάθη ή/και παραλείψεις τα οποία έχουν συγκεντρωθεί στις διευκρινίσεις που προηγούνται των παραδειγμάτων τιμολογίων και είναι χρήσιμα τόσο για τις σχολικές επιτροπές όσο και για τα ΕΠΑΛ.  Αν δεν είστε βέβαιοι για τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσετε σε οποιοδήποτε στάδιο υλοποίησης του προγράμματος, επικοινωνήστε με την ομάδα του Νόησις κατά προτίμηση γραπτώς, προκειμένου να εξετασθεί το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε.